Optimiser son budget salon professionnel

Dans cet article nous allons aborder la question du budget, et nous intéresser plusieurs leviers possibles pour optimiser vos coûts de participation à un salon professionnel, voire franchement les réduire. Oui, réduire votre budget est un des – très – bons leviers d’augmentation de votre rentabilité dans le cadre d’un salon

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13 Sep, 2023 | Evénementiel, Outils | 0 commentaires

Au sommaire de cet article

  • Bien choisir son salon
  • Comment se décompose le coût d’un salon ?
  • Avoir un objectif (ou plusieurs d’ailleurs) !
  • 4 plans pour optimiser votre budget salon

Bien choisir son salon

Mon premier conseil pour optimiser le coût total de votre salon : participer à des événements pertinents ! La taille du salon ne fait pas le moine. L’importance d’un salon est intrinsèquement liée au potentiel de celui-ci pour votre entreprise. 3 mètres linéaires sur un petit salon local d’une journée peuvent rapporter plus qu’un événement départemental générique.

En revanche, si vous jouez à l’international, fuyez les salons locaux, visez la lune, n’ayez pas peur. A moins que votre objectif soit de recruter de la main d’œuvre locale ? En fin de compte ce sont eux – vos objectifs, vous me suivez – dont vont découler toute votre stratégie 😉

J’ai décidé néanmoins de me concentrer sur un certain type de salon dans l’article d’aujourd’hui – oui ça sent le positionnement stratégique, je sais… en même temps je ne vous parle que de mes sujets de méga expertise 😉 – Donc j’ai volontairement orienté mon propos pour le secteur B to B, particulièrement pour les entreprises industrielles et les start-up qui vont sur les gros salons nationaux et Européens type Global Industrie, IFA, CES.

Comment se décompose le coût d’un salon ?

Il y a une foule d’éléments à prendre en compte pour monter un budget salon. J’ai retenu 8 grandes catégories de dépenses pour vous permettre de dresser un budget prévisionnel, évidemment à ajuster en fonction de votre activité.

  1. Le prix des m² nus
  2. Les charges incontournables : cloisons, électricité, balisage, moquette, badges
  3. L’aménagement du stand : mobilier, décoration, PLV…
  4. Transports, restauration, hôtellerie
  5. Campagne et supports de communication
  6. Evénement sur le stand, soirée off
  7. Les prestataires extérieurs
  8. Les courses

Maîtriser ses coûts est aussi un paramètre stratégique pour prioriser les dépenses d’une part, et repérer les lignes sur lesquelles on peut travailler les coûts.

L’outil budget est vraiment une étape importante dans la préparation de votre salon, il doit être réalisé avec soin pour ne pas devenir une corvée à postériori de l’événement. En amont il permet de proposer différents scénarios et d’ajuster les coûts en fonction des objectifs. En aval de votre salon il doit vous faciliter la relation avec la compta et les fournisseurs ! Pas toujours simple de s’y mettre ! Alors je vous propose un modèle de budget salon pas trop compliqué à utiliser, et qui a fait ses preuves dans des conditions extrêmes :). A adapter en fonction de votre projet !

Avoir un objectif (ou plusieurs) !

Un de mes points de vue sur la vie, c’est qu’on ne balance pas de l’argent dans un stand juste parce qu’il fallait y être, sans préparation et sans plan d’action. Franchement à ce compte-là faites un chèque à une association. Ça vous fera un truc hyper chouette à raconter sur les réseaux sociaux et une déduction fiscale. Quand on participe à un salon on doit avoir un plan, un objectif, une idée de résultat.

Quelques exemples d’objectifs mesurables – mesurables c’est bien, ça permet de vérifier qu’on a atteint ses objectifs CQFD.

Objectifs financiers : signer un gros contrat, vendre vos produits, votre innovation, votre technologie (à court, moyen ou long terme)

Objectifs de notoriété : montrer que vous êtes la plus belle entreprise sur votre secteur, pour attirer les prospects, les financeurs, les nouveaux talents, faire du lobbying, rassurer vos clients ou vos partenaires… – ok c’est plus difficilement mesurable, mais on y arrive –

Objectifs de recrutement : attirer l’étudiant sur votre stand pour l’inciter à postuler chez vous, c’est un challenge peut-être encore plus difficile que pour les prospects ! L’industrie souffre d’une pénurie de salarié, les métiers sur machine d’un déficit d’image… Actuellement il n’y a pas un industriel qui ne doive mettre le paquet sur la marque employeur pour se développer sereinement.

Évidement ce sont des grandes catégories, que vous pouvez subdiviser. Qui dit objectif dit cible. Gardez bien à l’esprit qu’un stand peut “servir” plusieurs objectifs et plusieurs cibles à la fois, mais que vous devrez soigner la segmentation de votre campagne de communication et de vos actions commerciales pour ne pas tomber dans le piège du générique et passer à côté de vos objectifs.

4 tactiques pour optimiser votre budget salon

#1 Profiter des offres groupées des organisateurs

Certains salons proposent des offres de participation par niveau, en pack. Les éléments auxquels il faut faire attention : l’offre publicitaire, le nombre d’entrées et d’invitations gratuites, le niveau de prestation sur l’aménagement générique du stand, la signalétique, les options de partenariats, l’insertion de flyers dans les sacs d’accueil etc.

#2 Attendre la dernière minute

Si vous aimez tout maîtriser, oubliez ce plan. Il est plutôt réservé aux adeptes de l’organisation rock’n roll. Organiser – correctement – un salon dans l’urgence c’est possible. Ce plan vous permet de bénéficier d’emplacements qui n’ont pas été vendus. Vous pourrez négocier le prix où bénéficier de M² supplémentaires ! Avec une bonne communication et une animation commerciale appropriée, vous pouvez mettre le feu dans votre carré !

#2bis Ne pas attendre la dernière minute

Plus vous vous engagerez tôt dans un projet de salon plus vous aurez d’options et de possibilités. C’est vrai pour choisir l’emplacement idéal (à ce propos l’article Réserver un stand sur un salon vous donne les clés pour réussir cette étape primordiale !) comme pour l’optimisation de votre budget. Certains salons proposent des Early bird rates. Cela demande une sortie de trésorerie anticipée, mais elle est largement rentabilisée.

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